Aplikacja ZAMÓWIENIA jest przeznaczona do elektronicznego wnioskowania i realizacji zamówień w ramach organizacji. Realizuje cały obieg i dekretację zamówień po stronie elektronicznego obiegu, począwszy od złożenia zapotrzebowania na towar/usługi, poprzez zebranie odpowiednich ofert i wybór odpowiedniego dostawcy, kończąc na monitorowaniu etapów ich realizacji.
Aplikacja rejestruje wszystkie zamówienia niezwiązane bezpośrednio z procesem sprzedaży. Dotyczy to zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne, środki trwałe, oraz różnego rodzaju usługi. Rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z systemem ERP i współdziała ściśle z aplikacją SSC Master Faktury, dając możliwość pełnej kontroli pomiędzy zaakceptowanym zapotrzebowaniem w ramach zamówienia a otrzymanymi fakturami zakupu. Osoby zarządzające procesem zakupowym w organizacji, mają w jednym miejscu zebrane wszystkie zapotrzebowania na wskazane towary i usługi. Istnieje możliwość uruchomienia interakcji z zewnętrznymi dostawcami, którzy w strefie dostawcy B2B znajdą informacje na temat zleconych zamówień, statusie ich realizacji i fakturach z nimi związanych. W zależności od poziomu szczegółowości zlecenia, podejmowane są działania kwalifikujące oraz inicjujące dalsze kroki zgodnie z ustalonymi procedurami. Tworzone zamówienie szczegółowo parametryzuje ścieżkę obiegu danego zapotrzebowania. Ustala poziom akceptacji wniosku, kategoryzuje zgłoszenie według rodzaju, przypisuje zlecenie użytkownikowi, zawiera szczegółową specyfikację oraz uzasadnienie wydatków. Finalnie zostaje utworzona dekretacja zamówienia, która zostaje wysłana do systemu ERP, gdzie zamówienie jest automatycznie porównywane z zaksięgowaną fakturą a możliwe różnice zostają odzwierciedlone w odpowiednich polach formularza.
Funkcjonalności:
- Składanie zamówień i monitorowanie etapów ich realizacji,
- Tworzenie dekretów i porównywanie zrealizowanych zamówień z pierwotnym zapotrzebowaniem,
- Generowanie dokumentów PZ oraz wykazu różnic,
- Wielostopniowa ścieżka akceptacji dokumentów,
- Tworzenie raportów i statystyk zgodnie z prawami dostępu i rolami uczestników procesu,
- Automatyczne powiadomienia i obiegi w ramach zdefiniowanych procedur postępowania,
- Czytelny i przejrzysty interfejs użytkownika,
- Uproszczenie i przyspieszenie procesu obsługi zapotrzebowania i zamówień,
- Zmniejszenie obciążenia pracowników działu administracji i księgowości,
- Integracja z aplikacją SSC Master Faktury,
- Oszczędność materiałów biurowych dzięki zastosowaniu elektronicznych formularzy,
- Integracja ze środowiskiem ERP.
Korzyści biznesowe:
- Łatwość składania i monitorowania etapów realizacji zamówień,
- Tworzenie dekretów i porównywanie zrealizowanych zamówień,
- Zarządzanie strumieniem zapotrzebowania i zamówień płynących od użytkowników,
- Czytelny i przejrzysty interfejs użytkownika,
- Obiegi akceptacyjne dokumentów zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,
- Spójny i jednolity system rejestracji i rozliczania zamówień,
- Przyśpieszenie procesu obiegu i akceptacji dokumentów,
- Zmniejszenie obciążenia pracowników działu zamówień i księgowości,
- Wygodny dostęp do danych i raportów,
- Powiadomienia i zestawienia według statusów obiegu,
- Wymiana danych z systemem ERP.
